Benefícios de um Canal de Denúncias

Canal de Denúncias

Considerando a atual conjuntura provocada pelo Coronavírus, que pode levar pessoas mal-intencionadas a agir contra as organizações que as empregam ou das quais são administradores ou sócios e o recente cenário pré-crise, no qual programas públicos podem até mesmo remunerar os delatores de fraudes com valores significativos, como já ocorre nos Estados Unidos, é fundamental que as empresas adotem ferramentas efetivas para tomar conhecimento de fatos indesejados que porventura possam ocorrer dentro de sua estrutura, antes que seja tarde demais.

Por essas razões, exploramos a seguir 5 vantagens em implantar um canal de relatos terceirizados:

1. MELHORIA DAS ESTRUTURAS DE GOVERNANÇA CORPORATIVA

Um trabalho bem feito de implantação de um Canal de Denúncias terceirizado deve ser precedido de uma análise das estruturas de governança e da instauração de um workflow de recebimento e tratamento dos relatos.

Significa dizer que a organização deverá indicar quem será o responsável por receber as informações acerca da existência de relatos, além de definir o processo interno para triagem, registro, apuração e conclusão, instaurando um Comitê de Compliance, ou órgão colegiado similar, que deverá analisar os dados e propor medidas corretivas e sanções, quando necessário.

Ou seja, fatalmente a implantação de um Canal de Denúncias fará com que a organização revisite sua estrutura de governança e aplique as melhores práticas para que este mecanismo de Compliance funcione de forma eficiente.

2. AUMENTO DA POSSIBILIDADE DE DETECÇÃO DE FRAUDES E DESVIOS DE CONDUTA

Em 2018 a ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) publicou um estudo analítico de fraudes ao redor do globo por meio do qual constatou que negócios que possuem canais de denúncia (hotlines) têm 50% a mais de chances de constatar desvios de conduta do que as organizações que não adotam referido mecanismo.

3. GARANTIA DE CONFIDENCIALIDADE DO PROCESSO DE APURAÇÃO DOS RELATOS

O processo de apuração das denúncias e o tratamento das informações são pontos nevrálgicos de um Programa de Integridade. Independência, confidencialidade, imparcialidade e profissionalismo são palavras de ordem neste tipo de processo.

É importante, sempre que possível, que a organização disponibilize uma ferramenta de comunicação contínua com o denunciante, mesmo que este não se identifique, para que novas informações possam ser prestadas e para que este possa acompanhar o andamento do processo. Ou seja, é fundamental que o denunciante tenha acesso à(s) pessoa(s) que conduzirá(ão) a investigação.

4. ANONIMATO: POSSIBILIDADE DE UTILIZAÇÃO DO CANAL POR USUÁRIOS QUE NÃO QUEIRAM SE IDENTIFICAR

Dentre as ferramentas para captação de denúncias é importante que ao menos alguma delas possibilite que o denunciante não se identifique, para sua maior comodidade.

Estudos mostram que o receio de se identificar, em grande parte dos casos, acaba sendo um empecilho para a formalização de denúncias.

Terceirizar a gestão dos canais de denúncia pode ser uma solução barata e segura para manter o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade do processo, além de dar mais segurança aos colaboradores e stakeholders, sabendo que os relatos serão apurados por uma equipe livre de qualquer tipo de conflito de interesses.

5. MAIOR CREDIBILIDADE PARA COM OS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO

A contratação de uma empresa especializada para gestão do Canal de Denúncias traz mais credibilidade para o Programa de Integridade e qualquer orgnaização, tanto perante seu público interno quanto externo. 

De todo modo, isso não basta. Quanto mais efetiva a resposta à eventuais represálias cometidas contra aqueles que delatarem situações contrárias às normas internas e externas, mais confiável será este mecanismo e mais relatos serão recebidos ao longo do tempo.

Além disso, o tratamento dado para casos relatados em que forem comprovados desvios de conduta, também influencia no sucesso dos Canais de Denúncia e na credibilidade do Programa de Integridade como um todo. Nesse sentido, desenvolver e fazer funcionar uma clara e robusta Política de Consequências é fundamental.

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