Ano novo, novos desafios.
2019 será, definitivamente, o ano do Compliance e dos Programas de Integridade.
Se em 2018 vivenciamos um boom de congressos, seminários, palestras, cursos e livros tratando sobre conformidade e integridade corporativa, chegou a hora de aplicar os conhecimentos adquiridos com as melhores práticas de mercado, sempre de olho nas particularidades de cada organização. Para tanto, deve-se ir muito além dos debates em salas de aula, Conselhos de Administração e reuniões de Diretoria e entender, efetivamente, quais são as implicações concretas do Compliance (e, principalmente, do não-Compliance) nas operações.
Programas de Integridade “para inglês ver” não terão lugar neste novo ambiente de negócios que está sendo institucionalizado nacional e globalmente.
A mudança de panorama, iniciada com a entrada em vigor da Lei Anticorrupção, que prevê a responsabilização objetiva das pessoas jurídicas por atos lesivos praticados em seu benefício, e que já teve um novo capítulo com as mudanças político-estruturais do início do ano, em especial no Ministério da Justiça, alcançará novo patamar com a possível aprovação, pelo renovado Congresso Nacional, de alguns projetos de lei relacionados à transparência e a práticas anticorrupção, como por exemplo, aquele que criminaliza a corrupção privada (entre particulares). Em paralelo, cada vez mais Estados estão sancionando Leis próprias dispondo sobre a obrigatoriedade da implantação de Programa se Integridade para empresas que contratarem com a Administração Pública local.
Isso significa que o Compliance deve estar enraizado em todos os níveis de qualquer organização, pois qualquer deslize de um colaborador ou stakeholder pode dar ensejo a graves impactos de ordem reputacional.
Diante desse novo cenário, visando dar um breve norte para o aperfeiçoamento de estruturas de Compliance, destacamos 5 pontos de atenção para seu Programa de Integridade em 2019:
1. “CONDUCT AT THE TOP“
Nessa nova conjuntura, com a iminente necessidade de se instaurar um Compliance efetivo, deve-se superar a ideia de “tom do topo”. As ações da Alta Direção de qualquer organização ressoam muito mais do que qualquer discurso ou norma escrita. Assim, é fundamental repensar algumas questões, em particular: (i) se e como os líderes estão desencorajando os desvios de conduta; (ii) que ações de remediação foram tomadas para demonstrar o empenho da alta direção para com o Programa de Integridade; e (iii) como é monitorado o comportamento da própria liderança da organização. A construção de uma cultura ética resulta das ações praticadas pelos líderes da organização e das práticas adotadas, por exemplo, em relação a temas como interação com fornecedores e colaboradores, remuneração e comissionamento, comunicação corporativa, promoção e demissão.
2. CANAIS DE REPORTE
Entre os Projetos de Lei que se encontram em trâmite no Congresso Nacional alguns deles incentivam que empregados ou terceiros que tomem conhecimento de desvios de conduta graves denunciem estes mal feitos diretamente às autoridades. Algo semelhante já ocorre nos Estados Unidos há alguns anos, motivo pelo qual não é de se duvidar que um destes projetos torne-se lei já no ano de 2019. Por esse motivo, é fundamental que as organizações aperfeiçoem seus canais de reporte e os respectivos procedimentos para apuração de fraudes e desvios de conduta. Nesse sentido, todos os colaboradores e stakeholders devem saber que caminho seguir para fazer um relato, terem plena confiança de que toda e qualquer situação será devidamente apurada e de que não haverá qualquer tipo de retaliação contra o denunciante de boa fé. A confidencialidade do processo é imprescindível, razão pela qual recomenda-se a adoção de ferramentas que propiciem a preservação do anonimato do denunciante. Ainda, todos devem ter plena ciência que o silêncio traduz concordância, razão pela qual omissões devem ser punidas tanto quanto os desvios de conduta.
3. COMUNICAÇÃO
Estudos comprovam que o contexto imediato (o dia a dia no ambiente de trabalho), o contexto organizacional (a cultura e as práticas da organização) e o contexto institucional (o ambiente de negócio em que a empresa está inserida) podem prejudicar o julgamento ético das pessoas. Por essa razão, manter o discurso ético vivo, em todas as camadas da organização e entre todos os seus profissionais, é fundamental e a melhor forma para tanto é criar um cronograma anual de comunicação, tanto interna quanto externa, enfatizando os principais pilares do Programa de Integridade e das normas de conduta da organização. E, aqui, é necessário entender que a comunicação relacionada a um Programa de Integridade vai das peças de endomarketing e informes na intranet, voltados para o público interno, posts em redes sociais, voltados ao público em geral, até memorandos, ofícios e outros documentos que o apresentem para seus clientes, fornecedores, distribuidores e parceiros de negócio.
4. TREINAMENTO
O treinamento dos colaboradores e fornecedores, seja ele presencial ou online, deve ter a linguagem adaptada aos diferentes públicos. Neste sentido, deve-se pensar “fora da caixa” e adotar sistemáticas inovadoras, que incentivem a interação entre o comunicador e a audiência, de modo a aproximar as mensagens das normas de conduta ao dia a dia das áreas de operação. Trazer à tona desvios de conduta vivenciados anteriormente dentro da organização e as ações de remediação que foram tomadas são conteúdos interessantes a serem incluídos em treinamentos, pois além de demonstrarem a importância do comportamento ético, dão mais credibilidade aos canais de reporte. Por fim, não custa lembrar que a participação pública dos principais líderes da organização nos treinamentos e a utilização de uma comunicação personalizada, em que se evidencie a chancela da alta direção às ações da função Compliance é passo importante na construção de uma cultura ética.
5. MONITORAMENTO
O monitoramento constante do Programa de Integridade e dos controles internos é a ferramenta mais eficaz para se avaliar os aspectos operacionais do Compliance, ou seja, se as políticas e procedimentos são devidamente observados na rotina da organização. Sem o aspecto formal que reveste um processo de auditoria, o monitoramento é uma forma efetiva de mensurar a maturidade do Programa de Integridade. Para tanto, é necessário criar um cronograma de monitoramento que envolva, por exemplo, a análise (i) dos documentos de integridade e dos controles internos (formulários, relatórios, etc.), (ii) da periodicidade e efetividade dos treinamentos; (iii) das transações financeiras mais relevantes, processos de cadastro, aprovação e pagamentos de fornecedores, política de alçadas e reportes contábeis; (iv) dos métodos de interação com clientes e da medição de sua satisfação; (v) de potenciais conflitos de interesse; e (vi) de sistemas de informação, recebimento, tratamento e conservação de dados próprios e de terceiros.
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