- O que é o Portal de Integridade?
A CódigoConduta.com acredita e trabalha com a disseminação de uma cultura ética e de conformidade dentro e fora das organizações. O Portal de Integridade é uma ferramenta tecnológica exclusiva que a CódigoConduta.com oferece a seus clientes, na qual os usuários, colaboradores e terceiros interessados, poderão, de forma rápida e fácil, acessar e fazer download do Código de Conduta e de Políticas relacionadas ao Programa de Integridade das organizações, fazer e acompanhar denúncias de fatos ocorridos no âmbito destas.
- Posso acessar o Portal de Integridade pelo celular?
Sim, o Portal de Integridade tem um layout responsivo (flexível), ou seja, sua aparência se adapta ao tamanho da tela no qual é exibido, facilitando a navegação e otimizando a experiência do usuário.
- Todos os documentos de integridade e do Programa de Compliance de determinada organização estarão disponibilizados no Portal de Integridade?
Não. As empresas clientes da CódigoConduta.com decidem quais documentos desejam disponibilizar no seu Portal de Integridade. Políticas relacionadas a temas sensíveis das organizações não estarão disponíveis para acesso pelo público em geral.
- O ambiente do Portal de Integridade é seguro sob o ponto de vista da proteção de dados?
Sim. Embora nenhuma aplicação web possa garantir a inviolabilidade contra invasões, o Portal de Integridade da CódigoConduta.com utiliza servidor dedicado, hospedado no exterior, reconhecido pela segurança na proteção dos dados compartilhados.
- O botão “Login”, na página inicial do Portal de Integridade, dá acesso a que tipo de funcionalidade?
O botão “Login” pode ser utilizado por colaboradores das empresas que possuem o seu Portal de Integridade. Estes receberão uma senha pessoal e intransferível para acesso a sua página pessoal, na qual poderão acessar documentos relacionados ao Programa de Integridade da organização, fazer treinamentos online que eventualmente sejam disponibilizados por meio desta plataforma e emitir os respectivos certificados.
- Como fazer uma Denúncia por meio do Portal?
Ao clicar no botão Canal de Denúncias (ou Canal Ético), o usuário terá acesso a um formulário online, por meio do qual optará por se identificar ou não, e poderá preencher um formulário com dados do fato que deseja relatar. A ferramenta permite, inclusive, que o usuário salve arquivos relacionados ao fato narrado para dar mais robustez a sua denúncia. O usuário deve descrever com o máximo de detalhes o que aconteceu, indicando os nomes das pessoas que estão envolvidas, bem como se o fato ainda continua ocorrendo a fim de facilitar o processo de averiguação. Quando possível, deve também indicar o nome de possíveis testemunhas e as possíveis provas ou indícios que possam comprovar a veracidade do caso relatado. Ao registrar um relato será gerado um número de protocolo, que possibilita o acompanhamento do processo de apuração.
- Que tipo de Denúncia é possível fazer por meio do Portal?
O usuário poderá relatar condutas que possam ser caracterizadas como contrárias à legislação vigente ou às normas internas da organização:
ASSÉDIO MORAL – é a exposição de alguém a situações humilhantes e constrangedoras, repetitivas e prolongadas durante a jornada de trabalho e/ou no exercício de suas funções;
ASSÉDIO SEXUAL – é o ato de constranger alguém com o intuito de obter vantagem ou favorecimento sexual, prevalecendo-se de sua condição de superior hierárquico, em situações em que não exista reciprocidade;
ATO DE CORRUPÇÃO/SUBORNO – é o ato de obter vantagens por meios considerados ilegais ou ilícitos. A ação de corromper pode ser entendida também como o resultado de subornar, dando dinheiro ou presentes para alguém em troca de benefícios especiais de interesse próprio;
FAVORECIMENTO / CONFLITO DE INTERESSES – são situações em que interesses particulares ou alheios, influenciem no desempenho transparente dos administradores, colaboradores e terceiros e o influenciem a agir contra os princípios da empresa, tomando uma decisão inapropriada ou deixando de cumprir alguma de suas responsabilidades profissionais;
DISCRIMINAÇÃO RACIAL, SEXUAL, RELIGIOSA, POLÍTICA – ocorre quando alguém adota uma atitude preconceituosa (baseada em ideias preconcebidas) em relação a alguém, seja por questões raciais, de gênero, orientação sexual, nacionalidade, religião, situação econômica ou qualquer outro aspecto social;
VAZAMENTO DE INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS – ocorre quando, sem autorização, um funcionário transmite a terceiros informações sensíveis da empresa, como por exemplo, mas não limitado, ao seu capital intelectual, informações de clientes, estratégias comerciais, situação financeira, investigações internas, resultados de auditoria, tecnologias, com o intuito de obter vantagens pessoais ou não;
FRAUDE EXTERNA – Ação ilícita e desonesta, sem envolvimento de colaboradores, com o propósito de enganar outros para garantir benefício próprio ou de terceiros;
FRAUDE INTERNA – Ação ilícita e desonesta, com envolvimento de colaboradores, com o propósito de enganar outros para garantir benefício próprio ou de terceiros;
ROUBO/FURTO – é o ato de tomar algo que pertence a alguém, contra seu conhecimento ou vontade, mediante a imposição de violência ou grave ameaça ou não;
OUTROS – Qualquer ato que não esteja de acordo com o Código de Conduta, as políticas internas da empresa, a legislação brasileira ou estrangeira e outras normas aplicáveis ao negócio.
Além dos desvios de conduta mencionados, as empresas poderão cadastrar outros específicos, relacionados à sua realidade.
- Quem recebe as denúncias feitas por meio do Portal de Integridade?
As denúncias serão recebidas por profissionais especializados em conformidade e integridade corporativa da CódigoConduta.com e/ou pela equipe de Compliance das organizações que possuem o seu Portal de Integridade e optaram por gerenciar o Canal de Denúncias internamente.
- Como a CódigoConduta.com assegura o anonimato do denunciante no caso de um relato sem identificação?
A preservação do anonimato do denunciante no caso de relatos sem identificação foi um dos principais focos da CódigoConduta.com no desenvolvimento dessa ferramenta, pois entende-se que desse modo a confidencialidade do processo é mantida e as denúncias serão tratadas de forma imparcial, por equipe livre de qualquer tipo de conflito de interesses. O Contrato firmado entre CódigoConduta.com e as empresas que possuem seu Portal de Integridade garante que no caso de denúncias anônimas nenhum tipo de informação que possa identificar o usuário será repassada à organização.
- Caso o denunciante se identifique, quem terá acesso à sua identidade?
Caso o denunciante opte por se identificar, seus dados pessoais serão compartilhados com a CódigoConduta.com e/ou com a equipe de Compliance da organização que possui seu Portal de Integridade. Desse modo, o denunciante poderá ser contatado para prestar mais informações, esclarecer dúvidas e auxiliar no andamento de eventuais investigações internas.
- O denunciante sofrerá algum tipo de represália caso tenha feito uma denúncia de boa-fé?
A CódigoConduta.com repudia qualquer tipo de represália contra denunciantes de boa-fé. Orienta-se às empresas detentoras de um Portal de Integridade que implementem uma Política Anti-Retaliação de modo a proteger potenciais denunciantes e dar mais credibilidade à ferramenta.
- Como acompanhar uma Denúncia?
Ao término do preenchimento do formulário online, após confirmar a veracidade das informações e aceitar que a CódigoConduta.com entre em contato através dos dados informados, quando o usuário se identifica, ou por meio do próprio sistema no caso das denúncias anônimas, o denunciante receberá um número de protocolo. Com este Protocolo, clicando em botão específico na página inicial do Portal de Integridade, o denunciante poderá acompanhar o andamento da denúncia, prestar novas informações e esclarecer dúvidas.
- Posso fornecer o protocolo da denúncia para terceiros?
Assim como a CódigoConduta.com e a empresa detentora do Portal de Integridade tratarão toda e qualquer denúncia com profissionalismo e confidencialidade, espera-se o mesmo do denunciante. O protocolo recebido ao término do processo de formalização da denúncia é pessoal e intransferível, não cabendo ao denunciante compartilhá-lo com terceiros. Caso o denunciante saiba de outras pessoas que também têm conhecimento do fato, poderá reportar à equipe de Compliance através do próprio sistema.
- Além do Portal de Integridade, que outros canais podem ser utilizados para formalizar uma denúncia?
Cada empresa, dentro do seu Programa de Integridade e da maturidade do sistema de Compliance poderá implementar outros canais para formalização de denúncias. Informe-se sobre a existência de um Comitê de Ética ou de Compliance na sua organização e saiba quais são os canais de reporte existentes.
- Sua empresa pode ter um Portal de Integridade?
Sim. Para obter mais informações sobre essa ferramenta, suas funcionalidades e o trabalho da CódigoConduta.com entre em contato através do e-mail [email protected] pelo telefone + 55 (41) 3051-1095.
- O Portal de Integridade é customizável?
O Portal de Integridade é customizável com aspectos da identidade visual da empresa cliente da CódigoConduta.com, tais como sua logo e imagens próprias nos botões das funcionalidades (Código de Conduta, Outras Políticas, Canal de Denúncias, Acompanhe sua Denúncia). Para outras personalizações, contate a CódigoConduta.com.
- Além do Portal de Integridade, que outras ferramentas e serviços a CódigoConduta.com oferece a seus clientes?
A CódigoConduta.com é uma empresa especializada em integridade e conformidade corporativa que oferece às organizações soluções éticas inteligentes para gestão e monitoramento de Programas de Compliance e Canais Éticos, prestando serviços de consultoria/assessoria. Além do Portal, a CódigoConduta.com desenvolveu um exclusivo Sistema de Gestão de Compliance baseado na ISO 19600 e que abrange todos os pilares de um Programa de Integridade, permitindo aos usuários e à alta administração das organizações ter uma visão sistêmica, por meio de indicadores e de um ambiente único para gestão dos documentos relacionados. Para saber mais, acesse www.codigoconduta.com.
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