CAPÍTULO 4 – LGPD na Prática: 13 passos para se adequar à nova regulamentação

LGPD na Prática

Nos três primeiros capítulos da Série “LGPD na Prática”, esclareci quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), como manter uma estrutura de governança de dados dentro da organização e como preservar um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência.

No quarto capítulo, irei discorrer acerca de como implementar uma política de privacidade de dados e, mais precisamente, como integrar este tema ao seu Programa de Integridade, redigindo e executando normas que atendam aos requisitos legais e mitiguem riscos operacionais e de danos aos titulares dos dados. Nesta etapa, alguns passos devem ser seguidos:

1. Elaborar ou atualizar a Política de Privacidade de Dados, utilizando linguagem simples e de fácil compreensão, evitando linguagem técnica ou jurídica, considerando seus públicos-alvo, quais sejam, os titulares dos dados e os colaboradores da organização. Em resumo, a Política deve especificar: (i) quais são os dados pessoais coletados pela organização, e quais as suas finalidades; (ii) se são processados dados sensíveis; (iii) como as informações são utilizadas; (iv) qual o sistema de segurança para proteção dos dados; (v) quanto tempo os dados são mantidos em seu banco; (vi) se as informações fornecidas à organização são compartilhadas ou não com terceiros e, em caso positivo, quem seriam essas outras partes; (vii) quem é o Data Protection Officer (DPO), no caso daquelas organizações obrigadas a manter esta função;  quem tem acesso e quais processos utilizam-se de tais informações; (viii) de que forma é coletado o consentimento do titular; (ix) como o titular pode ter acesso aos seus dados pessoais para atualiza-los ou corrigi-los; (x) qual o processo para remoção dos dados de sua base ou para promover sua portabilidade; (xi) se os websites e aplicações da organização utilizam cookies; e (xii) se é processada a transferência internacional de dados. No caso de organizações que já possuem uma Política de Privacidade de Dados esta poderá somente ser atualizada, pois muitos aspectos mencionados já são tratados no texto atual, contudo, é uma boa oportunidade para reescrevê-la completamente de modo a melhorar sua comunicabilidade.

2. Redigir ou revisar o Código de Conduta, a Política de Segurança da Informação e outras normas internas, de modo a criar uma maior conscientização entre os colaboradores acerca de questões relacionadas ao processamento e tratamento de dados e alinhar todas as normas com o mesmo discurso e as novas obrigações legais. Avaliar, ainda, a necessidade de criar normas mais específicas diretamente ligadas às novas regulamentações, tais como uma Política de Retenção de Dados.

3. Manter um cronograma de revisão periódica dos principais documentos de integridade. Como o tema da governança de dados ainda é novo, a entrada em vigor da LGPD e a prática diária, especialmente na interação entre as partes envolvidas fatalmente trará a tona a necessidade de atualização das principais normas internas da organização. Nesse sentido, sugere-se que um cronograma de revisão periódica dos principais documentos (Código de Conduta, Políticas e Procedimentos) seja adotado, envolvendo não só o Encarregado de Proteção de Dados, mas também o responsável pela função compliance.

No próximo capítulo, irei discorrer sobre como incorporar uma política de privacidade de dados às suas operações.

Para acessar o primeiro capítulo da Série, clique aqui.

Para acessar o próximo capítulo, clique aqui.

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