A ISO 37001 serve para Pequenas e Médias Empresas?

Fernando Henrique Zanoni (Sócio da CódigoConduta.com)
Escrevo o presente artigo exatamente um dia após receber a confirmação de que um cliente, escritório de advocacia de Rondônia, recebeu a Certificação do seu Sistema de Gestão Antissuborno, motivo pelo qual me atrevo desde logo a responder à pergunta que encabeça este texto com um sonoro SIM, adotar o framework proposto pela Norma ISO 37001 serve a organizações dos mais variados portes e segmentos de atuação, inclusive pequenas e médias empresas.
Todavia, entendo que o tema é relativamente novo e pode suscitar outros questionamentos àqueles que não estão tão familiarizados com o conceito de compliance antissuborno e com a metodologia trazida pela norma, portanto, tentarei esclarecer a questão principal a partir de respostas para outras perguntas, de maneira didática e simplificada.
Então, vamos lá!
1. O que é a ISO 37001?
A ISO 37001 é uma norma proposta por uma organização internacional não-governamental independente (International Organization for Standardization – ISO) que especifica requisitos e fornece orientações padronizadas para implementação, manutenção, análise crítica e melhoria contínua de um sistema de gestão antissuborno. Seu objetivo é mitigar riscos de ocorrência de suborno nos setores público, privado e sem fins lucrativos, pelas e para as organizações, por e para seus colaboradores e seus parceiros de negócio, de maneira direta ou indireta. Destaco aqui que o conceito de suborno para essa norma vai além de situações envolvendo agentes públicos e contempla também o pagamento/recebimento de suborno nas relações entre particulares.
2. Quais as vantagens para minha empresa?
Seguir os requisitos e orientações da norma ISO 37001 permite que a organização postule a respectiva certificação de conformidade do seu sistema de gestão antissuborno. Em outras palavras, a organização terá um selo de eficácia do seu sistema de gestão, o qual, por ser emitido com a chancela de um organismo internacional, é reconhecido mundialmente. Essa certificação, entendo, além de valorizar a organização certificada perante o mercado no qual está inserida também já é vista como um diferencial para aquelas empresas que fornecem produtos e/ou serviços para a Administração Pública, representando uma vantagem competitiva em certames licitatórios.
3. Como funciona o processo de implementação do Sistema de Gestão de acordo com a ISO 37001?
A metodologia proposta pela norma ISO 37001 está baseada no ciclo PDCA, também chamado de Ciclo de Deming, que consiste em uma sistemática que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos a partir de quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Colocando em prática tal metodologia, o Sistema de Gestão Antissuborno é implementado a partir da revisão das estruturas de governança, gestão de riscos e controles internos, passa pela concepção de normas de conduta, procedimentos corporativos e outras informações documentadas, implementação de ferramentas de compliance como canais de denúncia e continua com a checagem de efetividade de todos os mecanismos adotados e com a adoção de planos de ação que visam sua melhoria contínua.
4. Que políticas e procedimentos compõem um Sistema de Gestão Antissuborno robusto e efetivo?
Cada organização tem suas peculiaridades, mas para um Sistema de Gestão Antissuborno estar em conformidade com o disposto na norma ISO 37001 é fundamental que existam normas de conduta relacionadas ao gerenciamento de conflito de interesses, às relações com agentes públicos, fornecedores, concorrentes, clientes e parceiros de negócio, à brindes, viagens, presentes e hospitalidades, doações, contribuições e patrocínios. Além disso, recomendo que a organização possua uma política de consequências, uma política de alçadas e uma política de não-retaliação a denunciantes. Por fim, é necessário implementar/revisitar procedimentos operacionais padrão financeiros, de provimento de pessoal, de ações para abordagem de riscos e oportunidades, de não-conformidades, ações corretivas e ações preventivas, de auditoria e monitoramento e de comunicação e treinamento, entre outros.
5. E quanto à certificação? Como proceder?
Antes de postular a certificação do Sistema de Gestão Antissuborno é necessário que o ciclo PDCA tenha “rodado” ao menos uma vez, ou seja, que os mecanismos de compliance adotados tenham sido auditados e que eventuais problemas tenham sido solucionados. Para tanto, recomendo fortemente que a organização promova a realização de uma auditoria interna com um profissional experiente e independente, que irá avaliar o sistema de gestão de maneira isenta, preocupando-se única e exclusivamente com seus aspectos técnicos e com a verificação de conformidade com o disposto na norma ISO 37001. Ao término desse processo, realizada a análise crítica pela função compliance antissuborno e pela alta direção e corrigidas as não-conformidades, a organização poderá contratar um organismo de certificação cadastrado no INMETRO para realização da respectiva auditoria, também chamada de Auditoria de 3ª Parte, que será realizada por um profissional também acreditado.
6. Existem ferramentas que podem auxiliar todo esse processo?
O processo de certificação passa obrigatoriamente por uma minuciosa análise de toda a informação documental que compõe o Sistema de Gestão Antissuborno. Assim, possuir uma ferramenta tecnológica que reúna todo esse arcabouço documental e consiga demonstrar de maneira efetiva a jornada do ciclo PDCA em uma única plataforma pode facilitar o trabalho do próprio auditor e demonstrar a padronização e o cuidado da organização para com o seu Sistema de Gestão.
Antes de encerrar, creio ser fundamental alertar que o processo de implementação de um Sistema de Gestão Antissuborno ou de adequação de um Programa de Compliance para atender aos requisitos da norma ISO 37001 exige planejamento e, principalmente, comprometimento de todas as esferas da organização, da alta liderança à base, mas que, se bem organizado, pode representar melhoria de processos corporativos, redução de custos e mitigação de riscos.
Quer saber mais? Entre em contato e vamos conversar sobre o tema.