por Fernando Henrique Zanoni | 27 mar 2019 | Artigos
Nos capítulos anteriores da série “LGPD na Prática” foi possível fazer um overview de quais empresas são impactadas pela nova regulamentação, como implementar e manter uma estrutura de governança de dados, qual a melhor maneira de implementar um processo de inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, como adotar uma política de privacidade, entender como a nova lei afeta as rotinas da organização, qual a forma mais eficaz de implantar um cronograma de treinamento e comunicação, como mapear e gerenciar riscos de segurança da informação e de terceiros e a aplicação prática dos avisos legais (“disclaimers“).
Nesta etapa, pretendo esclarecer como estabelecer procedimentos internos para responder tempestivamente às solicitações e reclamações de usuários, considerando alguns pontos fundamentais, quais sejam:
1. Desenhar um workflow para resolver eventuais reclamações de usuários ou pedidos de informação. Toda organização deve manter procedimentos-padrão para: (i) reconhecer reclamações relacionadas a questões de proteção de dados; (ii) lidar com demandas simples e relatar a resolução ao DPO (Data Protection Officer); e (iii) encaminhar imediatamente as demandas mais sensíveis para o responsável pela proteção de dados. Recomenda-se que seja mantido um canal direto entre titular dos dados e o DPO por meio do website da organização, seja através de formulário ou informando um e-mail de contato. No caso de demandas complexas, que eventualmente requeiram atualizações ou revisões dos sistemas de informação ou mesmo repactuação de contratos firmados com terceiros sugere-se seja envolvida a alta direção ou um comitê multidisciplinar. É necessário, ainda, estabelecer e cumprir prazos para responder aos titulares de dados e mantê-los inteirados dos procedimentos para apuração ou solução das suas reclamações ou pedidos de informação, de modo a resolver as demandas a fim de se evitar que o usuário procure as autoridades competentes.
2. Manter procedimentos específicos para responder a pedidos de acesso, atualização ou correção de dados pessoais, respeitando os requisitos legais e observando os conteúdos e prazos de resposta. A resposta à solicitação de acesso, atualização ou correção de dados pressupõe dois estágios: (i) primeiro verifica-se se os dados que o titular busca estão realmente sendo processados; (ii) em seguida, conforme disposto em lei, deve-se facilitar a consulta, informando de maneira clara a origem destes dados, a finalidade específica do seu tratamento , as categorias, os destinatários, a duração prevista do armazenamento e a identificação do controlador, com as devidas informações de contato, fornecendo os dados por meio eletrônico ou sob forma impressa no prazo máximo de 15 (quinze) dias. Em casos fundamentados, este prazo poderá excepcionalmente ser excedido, desde que com aprovação da autoridade nacional. O grande desafio, neste particular, é entender que qualquer colaborador da organização pode receber uma solicitação válida de um titular de dados, seja aquele que tem contato direto com um cliente ou prospect ou aquele que monitora as redes sociais. Por essa razão, e considerando o prazo exíguo para resposta ao titular, todos da organização devem ter bem entendido o processo para notificar o DPO ou área responsável por responder às solicitações de acesso. Recomenda-se, neste particular, a adoção de um procedimento específico e o treinamento desses colaboradores que podem vir a receber a pedidos de acesso, atualização ou correção de dados pessoais. A aplicação de um formulário padrão para que o usuário titular solicite o acesso, atualização ou correção de dados pessoais facilitará substancialmente o processo interno e agilizará a resposta. As melhores práticas recomendam que, sempre que possível, as organizações forneçam acesso remoto a um sistema de auto-atendimento seguro que proporcione ao indivíduo acesso direto às suas informações. No caso de pedidos de acesso feitos por terceiros, a organização deve estar segura de que este tem o direito de agir em nome do titular dos dados, portanto deve solicitar a apresentação de uma autorização por escrito ou procuração e em não sendo atendido este pedido sugere-se sejam divulgadas as informações diretamente ao titular. Quando os dados solicitados estiverem sendo processados por um terceiro (operador) é importante garantir que o acordo de nível de serviços preveja o cumprimento dos prazos no caso de solicitações de acesso.
3. Zelar para que processos de exclusão de dados ou portabilidade sejam respondidos correta e tempestivamente. Nos termos do Art. 18, VI, da LGPD, os titulares de dados têm direito à eliminação destes, também conhecido como “direito de ser esquecido”, quando estes não são mais necessários para o propósito para o qual foi coletado ou processado originalmente, quando o indivíduo retira seu consentimento ou quando não há interesse legítimo para continuar com o processamento. Quando a organização compartilhou os dados com terceiros, processadores, por exemplo, é necessário implementar um processo no qual qualquer demanda de exclusão seja notificada a estes parceiros. Importante salientar que a exclusão dos dados também deve ser realizada dos sistemas de backup, além dos sistemas ativos. No caso da portabilidade, as organizações devem manter mecanismos para exportar e importar dados, bem como processos (automatizados ou não) para responder a solicitações de indivíduos neste particular, transmitindo diretamente os dados para o titular, fornecendo acesso a uma ferramenta que permita a ele extrair estes dados ou transferindo diretamente para outro controlador, quando tecnicamente viável. A transferência de dados deve ser feita de maneira estruturada, ou seja, utilizando-se planilhas, por exemplo, nas quais os dados são organizados em linhas e colunas, em um formato comumente utilizado, de modo que possa ser lido e processado por outros controladores por meio de aplicativos de softwares comuns. Ainda, deve-se pensar na responsabilidade da organização caso seja aquela que receberá dados pessoais devido a uma solicitação de dados. Nesse caso, ao decidir aceitar ou reter dados pessoais provenientes de outro controlador a organização deve considerar se estes são relevantes ou eventualmente se excedem os propósitos para os quais esta os processará.
4. Conservar um “FAQ” (respostas à perguntas frequentes) de fácil acesso pelos usuários é altamente recomendável, seja para suportar a política de privacidade e os avisos legais ou mesmo o treinamento dos colaboradores.
5. Avaliar as principais causas de reclamações relacionadas à privacidade de dados, monitorar e relatar métricas. Recomenda-se fortemente que o DPO mantenha um processo para investigar as principais causas que geram reclamações de usuários e emitir recomendações para melhoria das práticas a fim de evitar queixas adicionais, gerando relatórios gerenciais para as áreas respectivas, de modo a permitir que seja medida a eficiência na resolução dos problemas e os respectivos custos e identificando processos sensíveis, os quais acabam por expor a organização a riscos relacionados com a proteção de dados.
No próximo capítulo, irei discorrer sobre como monitorar novas práticas operacionais implementando princípios de Privacidade por Design (Privacy by Design).
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por Fernando Henrique Zanoni | 19 mar 2019 | Eventos, Notícias
Redação Bem Paraná, com assessoria
Na noite de segunda-feira (18), o Procurador de Justiça do Ministério Público do Paraná, Fábio André Guaragni, abriu a série de palestras na inauguração da sede acadêmica do Comitê Brasileiro de Compliance – CBC e apresentação da Pós-graduação em Compliance e Direito 4.0, que será oferecida em parceria com a Unisociesc.
“Que impacto você quer causar amanhã? ” – Perguntou Guilherme Oshima, presidente do CBC, ao público que lotou o auditório da Unisociesc. Segundo ele, “reinvenção e inovação” são os lemas do comitê. Para a coordenadora da Escola de Direito, Alessandra Matos, “a pós revoluciona o estudo do Compliance por trabalhar o tema na prática, oferecendo ao profissional um preparo efetivo para atuar na nova era do Direito 4.0. ”
Compareceram ao evento, centenas de pessoas, entre autoridades do Estado, membros do Ministério Público e do Instituto de Engenharia do Paraná, que prestigiaram o coquetel de inauguração oferecido pela Unisociesc.
A aplicação do Compliance à realidade brasileira é o assunto de grande repercussão no momento devido aos impactos das ações anticorrupção e adoção de políticas destinadas à diminuição de riscos na atividade empresarial. “A evolução dessa atividade e do profissional da área, são fundamentais no cenário corporativo atual”, pontuou Fábio André Guaragni, Procurador de Justiça do Ministério Público do Paraná.
O advogado Gustavo Scandelari, segundo palestrante da noite, considera duas iniciativas altamente inovadoras e complementares – ter organizações como o CBC, que se dediquem a eventos para divulgação de conhecimento a respeito desse assunto e, as instituições de ensino superior, como essa iniciativa da pós em Compliance e Direito 4.0 – “Não havia um espaço de estudo dedicado ao Compliance como o inaugurado aqui na Unisociesc. É uma ótima notícia”, diz.
O evento contou também com a participação de Adriana Gluck Camargo, Compliance Analyst do Ebanx, Melissa Gonçalves, atual Compliance Analyst da Positivo Tecnologia, bem como do sócio-fundador da CódigoConduta.com, Fernando Zanoni, uma das maiores plataformas nacionais de implantação de programas de integridade.
As aulas da pós-graduação em Compliance e Direito 4.0 estão previstas para iniciar dia 02 de abril. Informações sobre corpo docente, grade curricular e detalhes sobre inscrições estão disponíveis no site e também por WhatsApp: 41 99971-6110/99655-0698.
Informações do Comitê Brasileiro de Compliance
E-mail: [email protected]
Serviço
Pós-graduação de Compliance e Direito 4.0
Início das aulas: 02 de abril. Local: Unisociesc Palácio Avenida. Rua Luiz Xavier, 40.
Local: Rua Luiz Xavier, 40
Fonte: Bem Paraná
https://www.bemparana.com.br/noticia/unisociesc-curitiba-lanca-pos-graduacao-em-compliance-e-direito-4.0
por Fernando Henrique Zanoni | 17 mar 2019 | Eventos, Notícias
A Gestão de Terceiros sob as perspectivas contratual, trabalhista e de compliance foi o escopo do evento organizado pelo Instituto Brasileiro de Governança Trabalhista (IBGTR) e o Sindicato das Empresas de Transportes de Cargas no Estado do Paraná (SETCEPAR) no último dia 13 de março.
Com abordagem multidisciplinar, o objetivo dos organizadores foi mostrar para o público presente que monitorar de maneira eficaz os contratos firmados com terceiros permite às empresas mitigar riscos e aperfeiçoar seus processos internos.
A CódigoConduta.com esteve representada nos debates por seu Sócio-Diretor, Fernando Henrique Zanoni, que em sua apresentação abordou os riscos existentes em todas as etapas de uma contratação, desde a prospecção até a rescisão, passando pela execução e por eventuais não-conformidades. O diferencial de sua exposição, no entanto, foi tratar o tema tanto sob a perspectiva da contratante como do terceiro (contratado): “Todas as empresas são, em sua essência, contratantes e contratadas, portanto é necessário entender que a partir do momento que os processos internos da parte que contrata se entrelaçam com os processos internos de seu parceiro negocial, riscos são compartilhados, e a melhor maneira de mitiga-los é mantendo uma relação transparente, desde o início da relação até o seu término. Isso passa, como se viu nos outros painéis, por questões de governança trabalhista, de gestão de contratos, mas também pela necessidade imperiosa de se criar normas de conduta e controles efetivos, baseados em uma pré-análise das potenciais ameaças.”
O IBGTR organiza eventos voltados a discutir, criar e disseminar as boas práticas nas relações de trabalho a fim de identificar, controlar, eliminar ou gerir os passivos trabalhistas.
Para mais informações sobre os futuros eventos, visite o site do Instituto em www.ibgtr.com.br.
por Fernando Henrique Zanoni | 22 fev 2019 | Artigos
Em Capítulos anteriores da série “LGPD na Prática” foi possível identificar as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), entender como implementar e preservar uma estrutura de governança de dados, assimilar o processo de inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, acompanhar os passos para adoção de uma política de privacidade, compreender a relação entre a nova regulamentação e as rotinas de várias áreas de uma organização, conceber um cronograma de treinamento e comunicação, verificar como gerenciar os riscos relacionados à segurança da informação e conhecer alguns passos para administrar riscos de terceiros.
No nono capítulo desta sequência, meu objetivo principal é discorrer brevemente sobre algumas medidas para preparar avisos legais e certificar ao usuário o compromisso da organização para com a privacidade de dados, em consonância com as políticas corporativas, os requisitos normativos nacionais e internacionais e com uma análise prévia de riscos.
Nesse sentido, alguns pontos de atenção devem ser observados:
1. Redigir avisos legais (disclaimers), relacionados à privacidade de dados, que detalhem as práticas de tratamento de dados da organização, em linguagem clara e acessível, adaptada ao público alvo, sem tecnicidades ou “juridiquês”, identificando como e quais são as informações coletadas, como elas são processadas, retidas e a quem serão divulgadas ou compartilhadas, além de especificar como o titular pode acessar esses dados pessoais e solicitar a exclusão ou a portabilidade destes. Sugere-se que nos avisos legais também seja identificado quem é o Encarregado de Proteção de Dados da organização, quando esta possuir um, qual a finalidade e a base legal para processamento dos dados, se estes serão transferidos para outros países e que salvaguardas existem, e por que período os dados serão mantidos pela organização.
2. Disponibilizar os avisos legais em todas as ocasiões em que dados são coletados, seja online, em páginas da web ou e-mails, via mensagens de texto, telefone, ou mesmo através de formulários físicos. Nas comunicações de marketing e em cada local físico no qual a organização possa vir a coletar dados pessoais, é importante que sejam fornecidas informações simplificadas relacionadas às suas políticas e práticas de privacidade para o público alvo.
3. Manter scripts para uso pelos colaboradores, em especial nas organizações que coletam dados pessoais pelo telefone ou pessoalmente, de modo que os titulares dos dados possam ser devidamente informados sobre a motivação e destinação das informações pessoais coletadas.
4. Obter, quando possível, um selo de privacidade para aumentar o nível de confiança dos usuários, emitido por organização especializada, e exibir em seus websites e peças de comunicação, de modo a passar maior legitimidade ao público em geral e certificar o compromisso com os princípios definidos nas normas nacionais e internacionais na interação entre os servidores da web e o navegador de um visitante da página. Para poder postular este tipo de certificação, a organização deve identificar todas as tecnologias e funcionalidades embarcadas em seu website e que estão relacionadas, por exemplo, ao registro de endereços IP, uso de cookies, web anlytics, social plugins, formulários de contato ou newsletter, etc.
por Fernando Henrique Zanoni | 21 fev 2019 | Artigos
Quando me propus a falar sobre “LGPD na Prática”, não podia imaginar quão complexo seria o tema.
Muito se fala sobre a nova regulamentação, principalmente sob o aspecto legal, mas a dificuldade para transportar os direitos dos usuários e as obrigações das empresas para o dia a dia das organizações é grande. É necessário sair do campo do dever ser, da norma em si, para entender quais são os impactos da lei nos negócios.
Já identifiquei, em capítulos anteriores, quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), como implementar e preservar uma estrutura de governança de dados, como fazer um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, o que é e como adotar uma política de privacidade, a relação entre a nova regulamentação e as rotinas de várias áreas de uma organização, como treinar e comunicar e de que maneira deve-se gerenciar os riscos relacionados à segurança da informação.
Neste capítulo, o objetivo é apresentar a melhor maneira de administrar riscos de terceiro, ou seja, como atestar que os parceiros de negócio de determinada organização estejam alinhados com a nova regulamentação e com as normas internas de privacidade de dados, dentro dos limites de tolerância ao risco. Para tanto, são sugeridas algumas ações:
1. Fazer uma lista de todas as soluções de terceiro atualmente usadas pela empresa relacionadas ao tratamento e processamento de dados, fase que deve ser completada quando do inventário de dados, quando do mapeamento do ciclo de vida destes e dos caminhos a serem percorridos entre servidores
2. Manter requisitos de privacidade e segurança de dados em contratos firmados com terceiros (clientes, fornecedores, processadores de dados, empresas afiliadas). Recomenda-se que sejam adotadas cláusulas-padrão que discorram sobre as responsabilidades na coleta, tratamento, trânsito e eliminação de dados, além de dispor sobre requisitos mínimos de segurança e confidencialidade e prever obrigações de resposta, possivelmente em um SLA (Service Level Agreement), no caso de eventuais violações ou vazamentos, além de especificar internamente procedimentos para executar os contratos com as partes que processam informações pessoais. Neste caso, recomenda-se, inclusive que sejam revisados contratos já firmados e em vigência. Além disso, é fundamental que existam procedimentos bem definidos para notificação de fornecedores e um prazo razoável para remediar falhas e responder a eventuais demandas.
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