por Fernando Henrique Zanoni | 21 fev 2019 | Artigos
Quando me propus a falar sobre “LGPD na Prática”, não podia imaginar quão complexo seria o tema.
Muito se fala sobre a nova regulamentação, principalmente sob o aspecto legal, mas a dificuldade para transportar os direitos dos usuários e as obrigações das empresas para o dia a dia das organizações é grande. É necessário sair do campo do dever ser, da norma em si, para entender quais são os impactos da lei nos negócios.
Já identifiquei, em capítulos anteriores, quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), como implementar e preservar uma estrutura de governança de dados, como fazer um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, o que é e como adotar uma política de privacidade, a relação entre a nova regulamentação e as rotinas de várias áreas de uma organização, como treinar e comunicar e de que maneira deve-se gerenciar os riscos relacionados à segurança da informação.
Neste capítulo, o objetivo é apresentar a melhor maneira de administrar riscos de terceiro, ou seja, como atestar que os parceiros de negócio de determinada organização estejam alinhados com a nova regulamentação e com as normas internas de privacidade de dados, dentro dos limites de tolerância ao risco. Para tanto, são sugeridas algumas ações:
1. Fazer uma lista de todas as soluções de terceiro atualmente usadas pela empresa relacionadas ao tratamento e processamento de dados, fase que deve ser completada quando do inventário de dados, quando do mapeamento do ciclo de vida destes e dos caminhos a serem percorridos entre servidores
2. Manter requisitos de privacidade e segurança de dados em contratos firmados com terceiros (clientes, fornecedores, processadores de dados, empresas afiliadas). Recomenda-se que sejam adotadas cláusulas-padrão que discorram sobre as responsabilidades na coleta, tratamento, trânsito e eliminação de dados, além de dispor sobre requisitos mínimos de segurança e confidencialidade e prever obrigações de resposta, possivelmente em um SLA (Service Level Agreement), no caso de eventuais violações ou vazamentos, além de especificar internamente procedimentos para executar os contratos com as partes que processam informações pessoais. Neste caso, recomenda-se, inclusive que sejam revisados contratos já firmados e em vigência. Além disso, é fundamental que existam procedimentos bem definidos para notificação de fornecedores e um prazo razoável para remediar falhas e responder a eventuais demandas.
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por CódigoConduta.com | 7 fev 2019 | Notícias
Implementar um Programa de Integridade, ou de Compliance, deixou de ser exclusividade de grandes organizações multinacionais para se tornar uma ferramenta de gestão para empresas de todos os portes e segmentos de negócio. E cada vez mais executivos do alto escalão estão tendo essa percepção.
Contudo, como todo tema relativamente novo, ainda existem alguns mitos em relação aos investimentos necessários para desenvolver ações e adotar ferramentas para sofisticar as ações de Compliance dentro de uma organização e os custos de não fazê-lo.
Nesse contexto, um estudo com 46 empresas chamado de The True Cost of Compliance, realizado pelo Ponemun Institute LLC, traz dados valiosos.
O principal deles diz respeito aos custos relacionados à ausência de investimentos financeiros para desenvolver uma apurada análise de riscos, desenvolver e aplicar um Código de Conduta, implantar ferramentas de Canal de Denúncias e monitorar o desenvolvimento do Programa de Integridade.
Além das possíveis multas e sanções e dos custos reputacionais, restou claro que a falta de Compliance pode acarretar em perdas operacionais e disrupções no negócio. E o custo do “não-Compliance” foi estimado no triplo dos investimentos necessários com a implantação de um Programa de Integridade efetivo.
Para Cynzia Fontana, Sócia-Diretora da CódigoConduta.com, “é melhor prevenir do que remediar. É quase impossível estimar o quanto um escândalo de corrupção ou um notório caso de assédio sexual, por exemplo, pode afetar o seu negócio sob o ponto de vista financeiro, operacional e, principalmente, reputacional. Tanto quanto é difícil apresentar os benefícios intangíveis de ter um Programa de Integridade, relacionado à construção de um ambiente organizacional e institucional ético”.
Nessa mesma lógica, vale ressaltar que os dados do estudo não contemplam as vantagens marginais da existência de um Compliance efetivo, tais como, a melhora na percepção da imagem da empresa perante seus clientes, fornecedores e parceiros de negócio e a contribuição para a concepção de um ambiente de negócios mais íntegro.
“O Compliance vai muito além do respeito às normas. Trata-se da necessidade iminente de construirmos uma sociedade mais ética de dentro para fora, a partir das organizações e das instituições públicas. Os benefícios podem até ser de algum modo intangíveis, mas a perenidade e a imagem forte das organizações que adotam Programas de Integridade Efetivos demonstra sem sombra de dúvidas que estamos diante de um novo panorama”, completou Cynzia Fontana.
por Fernando Henrique Zanoni | 4 fev 2019 | Artigos
A Série “LGPD na Prática” continua a todo vapor.
Se em capítulos anteriores foi possível apontar quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), qual a melhor forma para implementar e manter uma estrutura de governança de dados, como preservar um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, de que maneira deve-se executar uma política de privacidade, como a nova regulamentação influenciará nas rotinas e como cumprir um cronograma interno de treinamento e comunicação, neste sétimo artigo irei explanar de que modo deve-se gerenciar os riscos relacionados à segurança da informação, ou seja, como manter um sistema baseado nos requisitos legais e nas principais ameaças as quais a organização está submetida.
Quando tratei da manutenção de uma estrutura de governança de dados, logo no Capítulo Dois da Série, um dos pontos abordados foi a necessidade de realizar periódicas avaliações de riscos, visando criar uma cultura interna e aprimorar os controles e sistemas de segurança. Contudo, o que se percebe é que são poucas as organizações maduras o suficiente neste particular, o que dificulta o entendimento de como se preparar para as adversidades.
Nesse sentido, cito algumas medidas a serem adotadas para aperfeiçoar ou sofisticar o gerenciamento dos riscos:
1. Integrar o risco de privacidade de dados em avaliações de risco de segurança. Identificar de maneira precisa todas as ameaças e vulnerabilidades relacionadas ao negócio é um trabalho que está intimamente ligado à criação de um inventário de dados, tratada em capítulo próprio, ao mapeamento de acessos e de dispositivos ligados à rede de computadores de uma organização. Com a identificação de gaps e das áreas ou dos processos mais sensíveis dentro da infraestrutura de segurança da informação será possível estabelecer uma matriz de riscos específica, considerando impacto e probabilidade das principais ameaças para, posteriormente, integrá-la a uma matriz global.
2. Manter medidas técnicas de segurança visando evitar, neutralizar ou mitigar os riscos identificados. Conforme dito anteriormente, testes de detecção e prevenção de penetração, a serem realizados regularmente nos sistemas de TI, e de restauração do acesso a dados pessoais, no caso de eventuais violações, além da adoção de salvaguardas que evitem, neutralizem ou mitiguem riscos, considerando não só a segurança cibernética (rede, sistemas, dados), mas também a segurança física, relacionadas aos dispositivos, tudo adequado à complexidade das operações e a infraestrutura da organização. Neste particular, caso uma falha/vulnerabilidade seja descoberta, ela deve ser classificada e um plano de ação deve ser imediatamente proposto.
3. Manter medidas para criptografar dados pessoais. A criptografia é uma função que usa uma chave para codificar os dados para que apenas usuários com acesso a essa chave possam ler as informações, fornecendo proteção contra o processamento não autorizado ou ilegal de dados pessoais, contudo não pode ser usada em todo tipo de operação. Além disso, deve-se ter em mente que a própria conversão de dados pessoais de texto simples em texto cifrado representa um processamento, de modo que, ainda que criptografados, estes continuarão sendo regidos pela LGPD. Ademais, o bom gerenciamento das chaves de codificação é fundamental, do contrário o sistema de segurança não será efetivo. Recomenda-se, no caso de adoção dessa proteção, que sejam criadas diretrizes, como uma política ou procedimentos específicos, determinando que tipo de dados devem ser criptografados e/ou protegidos com uma senha.
4. Restringir o acesso a dados pessoais. O acesso aos dados pessoais, conforme já tratado no Capítulo 5, deve ser restrito àqueles colaboradores ou terceiros com necessidade legítima. Para tanto, controles devem ser implementado, adicionando, modificando ou até mesmo excluindo perfis de usuários, garantindo ainda que o acesso seja autorizado por alguém com nível apropriado de autoridade para autentica-los, segregando funções de modo a evitar que possam existir conflitos ou que se aumente o risco de segurança ou de privacidade.
5. Manter medidas de segurança de recursos humanos. Às organizações que processam dados pessoais sugere-se a adoção de salvaguardas que garantam que as pessoas que acessam essas informações mantenham cargos de confiança ou, ao menos, assinem termos de responsabilidade e confidencialidade específicos. Deve-se adotar, também, procedimentos que assegurem que quando empregados deixam a organização ou são transferidos, sejam tomadas medidas imediatas a fim de restringir o acesso a sistemas de informação e/ou instalações que abriguem dados pessoais, de modo que nenhum dado permaneça sob custódia de tais profissionais após sua transferência ou rescisão de contrato.
6. Integrar a privacidade de dados nos planos de continuidade de negócios. A adoção de um plano de continuidade de negócios e de recuperação de desastres (Data Loss Prevention) é crucial para que a organização defina estratégias no caso de ocorrência de quaisquer incidentes que afetem seus sistemas de informação e, consequentemente, que possam acarretar na perda ou vazamento de dados ou informações confidenciais. A virtualização de servidores físicos reduz consideravelmente a dependência de hardware e acelera substancialmente a velocidade de recuperação, quando necessária.
7. Manter uma certificação de segurança (por exemplo, ISO 27001). Recomenda-se que as organizações submetam-se a auditorias específicas e avaliem postular por certificações, tais como, por exemplo, a ISO 27001, de modo que se evidencie a existência e efetividade dos controles correspondentes aos sistemas de segurança da informação, proteção de dados, privacidade e governança.
No próximo capítulo, irei discorrer sobre como administrar riscos de terceiros.
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por Fernando Henrique Zanoni | 21 jan 2019 | Artigos
Após identificar quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), como manter uma estrutura de governança de dados dentro da organização, como preservar um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência, como implementar uma política de privacidade de dados e como a nova regulamentação influenciará nas rotinas, a Série “LGPD na Prática” desembarca no pilar treinamento e comunicação, capítulo no qual passarei a discorrer sobre a melhor forma de promover a conformidade com as normas internas e externas por meio da interação com os colaboradores e parceiros de negócios.
Promover uma cultura de privacidade e preservação de dados pessoais é um dos principais objetivos a serem atingidos no processo de adequação às novas regras, haja vista que sem a conscientização de todos os envolvidos é quase impossível fazer com que a organização cumpra com todas as obrigações legais. Conforme visto no início da série, é preciso envolver todas as áreas da organização, independente da existência de um Encarregado de Dados, estejam elas abrangidas ou não entre aquelas que ativamente tratam ou processam dados pessoais. Para tanto, sugere-se seja cumprido um cronograma interno de treinamento e comunicação e a melhor forma de fazê-lo passa por algumas etapas:
1. Preparar materiais com mensagens claras. Tanto no que concerne ao treinamento quanto à comunicação, é fundamental ir direto ao ponto. Nenhum colaborador ou parceiro de negócio precisa ser bombardeado com jargões jurídicos ou análises técnico-legislativas das regulamentações de proteção de dados. Deve-se certificar que a mensagem seja entendida por todos, ou seja, que cada um compreenda sua responsabilidade para com a privacidade e proteção de dados e como as novas regras impactarão suas suas atividades rotineiras. Trazer exemplos práticos, relacionados ao dia a dia da organização e voltados para as práticas de cada área mais sensível do negócio facilita qualquer explanação quanto à importância do engajamento de todos para que a organização cumpra com suas obrigações. Nesse sentido, sugere-se seja adotado um treinamento geral e breve, com um overview da nova regulamentação e/ou da política interna. Em paralelo, que seja adotada uma campanha de comunicação regular, promovendo os aspectos positivos da norma, utilizando editais, e-mails, videos, wallpapers, posts na intranet, etc.
2. Conceber uma abordagem específica para as áreas mais sensíveis. Para as funções nas quais o processamento e tratamento de dados faz parte das rotinas diárias, tais como nas áreas de marketing, RH e vendas, por exemplo, recomenda-se uma abordagem específica e um pouco mais técnica, baseada em riscos previamente identificados. Aconselha-se apresentar alguns cases de violações de dados, muito comuns nos dias atuais, e o impacto destas nas respectivas organizações.
3. Incorporar questões relacionadas ao tratamento e processamento de dados à integração de novos colaboradores. Além do treinamento específico, sugere-se que o tema seja tratado desde a integração dos colaboradores, logo no início da relação laboral, e assimilado pelo Programa de Compliance da organização.
4. Criar um cronograma para monitorar a regularidade dos treinamentos e das comunicações. Tanto no que concerne ao treinamento quanto às comunicações, criar um plano de ação é fundamental: Para tanto, as perguntas que devem ser respondidas são as seguintes: (i)”que objetivos deverá ser atingido antes da entrada em vigor da nova regulamentação?”; (ii) “quais são os diferentes públicos alvos e que mensagem passar a cada um deles?”; (iii) “que meios que serão utilizados para treinar os colaboradores e veicular as comunicações internas?”; e (iv) “em que período serão realizados os treinamentos e qual a programação das mensagens a serem veiculadas tanto ao público interno quanto ao externo?”; (v) “de quanto em quanto tempo serão realizados novos treinamentos, de modo que o discurso permaneça vivo dentro da organização?”. A partir das respostas deve-se criar um cronograma de atividades a ser gerenciado pelo Encarregado de Proteção de Dados.
5. Medir a participação e a efetividade dos treinamentos. Elaborar relatórios periódicos para determinar se os colaboradores e demais envolvidos em atividades relacionadas ao tratamento e processamento de dados participaram dos respectivos treinamentos. Sempre que possível, gerar evidências da efetividade dos treinamentos, por exemplo, através de questionários a serem aplicados ao término das apresentações. Ainda, sugere-se que seja implementado um sistema para avaliação do treinamento em si, de modo a avaliar a se a mensagem foi passada de forma clara ou se há algo a melhorar.
6. Fornecer treinamento qualificado para o Encarregado de Proteção de Dados. Nas situações em que o Encarregado de Proteção de Dados for colaborador da organização, sugere-se que este participe de treinamentos específicos de educação profissional, com viés técnico e jurídico, de modo a aperfeiçoar o Programa com base nas melhores práticas de mercado.
No próximo capítulo, irei discorrer sobre como gerenciar os riscos relacionados à segurança da informação.
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por Fernando Henrique Zanoni | 17 jan 2019 | Artigos
Nos três primeiros capítulos da Série “LGPD na Prática”, esclareci quais são as empresas afetadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), como manter uma estrutura de governança de dados dentro da organização e como preservar um inventário de dados pessoais e mecanismos de transferência.
No quarto capítulo, irei discorrer acerca de como implementar uma política de privacidade de dados e, mais precisamente, como integrar este tema ao seu Programa de Integridade, redigindo e executando normas que atendam aos requisitos legais e mitiguem riscos operacionais e de danos aos titulares dos dados. Nesta etapa, alguns passos devem ser seguidos:
1. Elaborar ou atualizar a Política de Privacidade de Dados, utilizando linguagem simples e de fácil compreensão, evitando linguagem técnica ou jurídica, considerando seus públicos-alvo, quais sejam, os titulares dos dados e os colaboradores da organização. Em resumo, a Política deve especificar: (i) quais são os dados pessoais coletados pela organização, e quais as suas finalidades; (ii) se são processados dados sensíveis; (iii) como as informações são utilizadas; (iv) qual o sistema de segurança para proteção dos dados; (v) quanto tempo os dados são mantidos em seu banco; (vi) se as informações fornecidas à organização são compartilhadas ou não com terceiros e, em caso positivo, quem seriam essas outras partes; (vii) quem é o Data Protection Officer (DPO), no caso daquelas organizações obrigadas a manter esta função; quem tem acesso e quais processos utilizam-se de tais informações; (viii) de que forma é coletado o consentimento do titular; (ix) como o titular pode ter acesso aos seus dados pessoais para atualiza-los ou corrigi-los; (x) qual o processo para remoção dos dados de sua base ou para promover sua portabilidade; (xi) se os websites e aplicações da organização utilizam cookies; e (xii) se é processada a transferência internacional de dados. No caso de organizações que já possuem uma Política de Privacidade de Dados esta poderá somente ser atualizada, pois muitos aspectos mencionados já são tratados no texto atual, contudo, é uma boa oportunidade para reescrevê-la completamente de modo a melhorar sua comunicabilidade.
2. Redigir ou revisar o Código de Conduta, a Política de Segurança da Informação e outras normas internas, de modo a criar uma maior conscientização entre os colaboradores acerca de questões relacionadas ao processamento e tratamento de dados e alinhar todas as normas com o mesmo discurso e as novas obrigações legais. Avaliar, ainda, a necessidade de criar normas mais específicas diretamente ligadas às novas regulamentações, tais como uma Política de Retenção de Dados.
3. Manter um cronograma de revisão periódica dos principais documentos de integridade. Como o tema da governança de dados ainda é novo, a entrada em vigor da LGPD e a prática diária, especialmente na interação entre as partes envolvidas fatalmente trará a tona a necessidade de atualização das principais normas internas da organização. Nesse sentido, sugere-se que um cronograma de revisão periódica dos principais documentos (Código de Conduta, Políticas e Procedimentos) seja adotado, envolvendo não só o Encarregado de Proteção de Dados, mas também o responsável pela função compliance.
No próximo capítulo, irei discorrer sobre como incorporar uma política de privacidade de dados às suas operações.
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